Flowscape förutspår stark marknadstillväxt 2022 och framåt

Pandemin har snabbt förändrat vår syn på kontorsarbete. Personalen vill fortsätta arbeta 3, eller fler, dagar i veckan hemifrån och det kommer accelerera övergången till flexibla arbetsplatser. Denna förändring förväntas gynna marknaden för smarta kontorssystem. Lösningar för bokning av arbets- och parkeringsplatser samt analys av hur kontoren används, kommer driva marknaden. Årlig marknadstillväxt för dessa lösningar förväntas öka till över 30%.

Läs förgående artikel i denna serie.

Redan innan pandemin hade vissa företag implementerat flexibla arbetsplatser samt tillåtit hemarbete någon dag i veckan. Sverige, Nederländerna, Storbritannien och Australien var länder som var tidiga med att hoppa på denna trend.

Förflyttningen mot flexibla arbetsplatser drevs främst av idén att man skulle kunna välja rätt arbetsplats anpassad för visst typ av arbete, t.ex. koncentration eller samarbete, samt viljan att optimera nyttjandet av kontorsytorna. Enligt flera undersökningar användes, innan pandemin, endast ca 50%, av arbetsplatserna på ett normalt kontor.

Med tanke på att kontorskostnaden ofta är den näst största kostnaden för företagen såg många företag den låga beläggningen som en möjlighet att spara pengar.

Pandemin har accelererat denna trend. Företagen ser att effektiviteten har bibehållits trots att medarbetarna arbetat hemifrån under 1,5 år och medarbetarna har sett fördelarna med minskade restider. En aktuell undersökning från McKinsey visar på att medarbetarna globalt vill fortsätta arbeta 3, eller fler, dagar hemifrån även efter pandemin (1).

Med ökat hemarbete förväntas kontorens nyttjande sjunka ytterligare, till mellan 30 och 40% av maxkapaciteten, vilket gör att fasta arbetsplatser inte längre blir ekonomiskt eller miljömässigt hållbart.

Bolagen börjar redan nu planera för övergången till flexibla arbetsplatser samt reducering av ytorna. Hyreskontrakt som löper ut omförhandlas till mindre ytor samt hyrda ytor hyrs ut i andra hand. De ekonomiska vinsterna för företagen är stora. Ett kontor i de större städerna i Europa och Nordamerika, med runt 1000 arbetsplatser, kostar ca 100 MSEK till 250 MSEK årligen.

Flexibla kontor och reducerade ytor medför nya och komplexa utmaningar att förhålla sig till. Tillgång till arbetsplatser måste säkerställas när anställda väl kommer in till kontoret och hela kontoret behöver vara optimalt för det arbete som ska utföras där. Enskilt arbete kan lika gärna utföras hemifrån, vilket gör att kontoret blir en plats för samarbete, kreativitet och social samvaro. Detta påverkar hur ytorna på kontoret fördelas mellan till exempel arbetsplatser, bokningsbara rum, sociala ytor och samarbetsytor.

För att kunna genomföra denna stora reducering, samtidigt som man skapar en effektiv arbetsplats för medarbetarna behövs smarta IT-lösningar.

Arbetsplatser kommer behöva bokas i förväg, man måste kunna säkerställa att team kan sitta ihop och samarbeta och anställda behöver kunna planera sina dagar på kontoret tillsammans med sina kollegor.

Denna typ av IT-applikationer kallas smarta kontorslösningar. Den marknaden startade i början på förra decenniet. Innan pandemin var det främst rumsbokningslösningar, med rumspaneler, och besöksmottagningssystem som drev marknaden. De kommande åren ser vi att det främst kommer vara lösningar för bokning av arbets- och parkeringsplatser samt analyslösningar, med IoT-sensorer, som kommer driva marknaden.

Smarta kontorslösningar, som tidigare inriktade sig till stora bolag med över 200 anställda, förväntas nu bli aktuellt även för mindre kontor.

Statistik från USA visar att det nu är ca 150 miljoner personer som har ett arbete (2). Innan pandemin arbetade ca 5% av dessa på distans och enligt flera bedömare kommer denna andel efter pandemin öka till över 20% (3, 4). Bedömningarna grundas på att både medarbetare och chefer ser positivt på fortsatt distansarbete ett antal dagar i veckan (5). Denna förändring kommer accelerera marknaden för smarta kontorslösningar, som stöttar detta hybrida arbetssätt. Flowscapes bedömning är att det idag är under 5% av de amerikanska företagen som använder någon typ av arbetsplatsbokningslösning.

I linje med bedömningen att andelen personer som arbetar på distans kommer öka till över 20% är det rimlig att anta att även 20% av företagen de kommande åren kommer implementera något typ av digitalt planeringsverktyg med arbetsplatsbokning.

Denna del av amerikanska smarta kontorsmarknaden skulle då öka från någon miljard idag till över 5 miljarder per år inom 5 år, med årlig tillväxt på över 30%. Tillväxten och marknadsstorleken i Europa förväntas vara likvärdig.

För att vara en av vinnarna måste man utveckla lösningar som underlättar vardagen för medarbetarna samtidigt som den hjälper företagen att på bästa sätt reducera ytorna.

Med bara 5% ytterligare yt-reducering sparar företagen 5,000-12,500 SEK/medarbetare årligen. En smart kontorslösning kostar idag ca 400-1,000 SEK/år per medarbetare. Det är således lätt att räkna hem investeringen. De bästa lösningarna kommer använda smarta metoder för att boka resurser samt genom AI hjälpa medarbetarna att boka rätt resurser för dem samtidigt som det skapar en optimal användning av kontorsytorna.

”Marknaden är under snabb tillväxt och det är ett race att både utveckla innovativa nya lösningar och ta marknadsandelar. Flowscape är marknadsledande i Norden och har stark tillväxt på flera marknader både i Europa och Nordamerika. Vårt utvecklingsteam har sedan 2013 drivit denna marknad med ledande innovationer och vi har under senaste året sprungit i frontlinjen när marknaden efterfrågat nya lösningar. Jag tror på konsolidering i marknaden de kommande åren och där kommer Flowscape vara en av nyckelspelarna.” säger Peter Reigo, VD och grundare Flowscape

[1] Future of remote work. [Online] Available at: https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/what-employees-are-saying-about-the-future-of-remote-work [Använd 15 September 2021].

[2] Statista Research Department,, 2021. Seasonally adjusted monthly number of employees
in the U.S. August 2021. [Online] Available at: https://www.statista.com/statistics/209123/seasonally-adjusted-monthly-number-of-employees-in-the-us/ [Använd 15 September 2021].

[3] RDN, Inc, 2021. Trends in Remote Work: Will We Still Work from Home After the
Pandemic?. [Online] Available at: https://www.rdniehaus.com/trends-in-remote-work-will-we-still-work-from-home-after-the-pandemic/ [Använd 15 September 2021].

[4] Lister, K., 2021. What is your work-from-home forecast for after Covid-19?. [Online] Available at: https://globalworkplaceanalytics.com/work-at-home-after-covid-19-our-forecast
[Använd 15 September 2021].

[5] Apollo Technical Engineered Talent Solutions, 2021. STATISTICS ON REMOTE WORKERS
THAT WILL SURPRISE YOU (2021). [Online] Available at: https://www.apollotechnical.com/statistics-on-remote-workers/ [Använd 15 September 2021].