Halvera kontorskostnaden och bygg kulturen ni vill ha

Ni betalar för kontor som står tomma

Kontoret är en av de största fasta kostnaderna i en organisation, men i de flesta nordiska bolag används bara ungefär en tredjedel av ytan en vanlig dag. Resten betalar ni för ändå: hyra, el, städning och möbler.

Samtidigt saknar många ett underlag för att göra något åt det. Passerkort och uppskattningar visar vem som kom in, inte hur ytorna används. Därför fattas beslut om kontoret ofta på magkänsla, och för dyra ytor ligger kvar år efter år.

Med rätt data blir kontoret en kostnad ni kan styra, utan att det går ut över medarbetarna.

Vi mäter hur kontoret används

Vi installerar sensorer och kopplar på bokning, ofta på en helg och utan att verksamheten påverkas. Ni ser direkt vilka arbetsplatser och rum som används, per dag, per vecka och över säsonger.

• Anpassad mätning:närvarosensorer vid arbetsplatser, och data från befintlig utrustning som Cisco Room Bars i mötesrummen där det finns.
• Analysportal från dag ett:följ beläggning, maxnyttjande och trender i realtid.
• Helt anonymt:vi mäter hur ytorna används, aldrig vem som sitter där.

Ni provar er fram

Datan visar inte bara hur kontoret används i dag, den låter er testa vad som fungerar. Prova en förändring och se effekten veckan efter, i stället för att vänta på nästa medarbetarenkät.

• Testa teamdagar:se om närvaron ökar när kollegorna vet att teamet är på plats.
• Justera policyn:prova olika regler för närvaro eller clean desk och jämför resultatet.
• Smartare bokning:gör det enkelt att se vem som är på kontoret och boka plats nära sitt team.

Ni beslutar med data

Ni får en sammanställning av hur många arbetsplatser, fokusrum och mötesrum ni faktiskt behöver. Det blir ett konkret underlag för ledning, styrelse och hyresvärd.

• Rätt storlek på kontoret:säg upp eller hyr ut yta ni inte behöver.
• Bättre förhandlingsläge:gå in i nästa hyresförhandling med siffror i stället för uppskattningar.
• Väx utan att flytta:få plats med fler medarbetare i de lokaler ni redan har.

SSB testade sina nya lokaler mot verkligheten

Efter flytten till aktivitetsbaserade lokaler ville Statistisk sentralbyrå i Norge veta om antagandena bakom lokalerna stämde. Flowscape tog fram en mätning anpassad efter varje typ av yta. SSB behövde ett pålitligt underlag om hur arbetsplatser, projektbord och mötesrum användes, utan att störa verksamheten och utan att spåra enskilda medarbetare.

Arbetsplatser och mindre rum mäts med närvarosensorer, och projektbord med sensorer som bara mäter vid bordet. I mötesrum som redan har Cisco Room Bars hämtas data direkt från utrustningen, så ingen ny hårdvara behövs.

Resultat:
SSB har tillgång till analysportalen under hela mätperioden och får en slutrapport med insikter och rekommendationer. All data är anonym och visar bara hur ytorna används, och hela uppdraget ryms i en offert utan dolda avgifter.

Nyckeltal:

5 våningsplan
1 helg för installationen
0 driftstopp

WSP sänkte kostnaden och växte i samma kontor

WSP har cirka 73 000 medarbetare i över 50 länder. Med Flowscape har de gjort kontoret till en del av sin affärsplanering och fått lägre kostnader samtidigt som bolaget har vuxit. WSP ville optimera sitt globala kontorsbestånd utan att det gick ut över medarbetarna. Beslut om ytan behövde bygga på hur kontoren faktiskt användes, inte på uppskattningar.

Flowscape finns på 208 kontor i 24 länder, med 24 000 skrivbord och 1 900 mötesrum. Sensorer och bokning visar hur ytorna används, och den globala översikten gör det enkelt att jämföra regioner och sätta mål för nyttjandet.

Resultat:
Under 2022-2024 minskade WSP sin fastighetskostnad och sin kontorsyta kraftigt, samtidigt som antalet anställda ökade med en tredjedel. I dag måste Flowscapes analyser ingå i underlaget innan ett nytt fastighetsprojekt godkänns.

Nyckeltal:

-31 % i fastighetskostnad
-39 % kontorsyta
55 000 → 73 000 anställda

SKR fick fakta om kontoret i stället för magkänsla

SKR ville veta hur kontoret faktiskt användes innan de fattade beslut om framtida ytbehov och en policy för clean desk. Under knappt två månader mätte Flowscape varje arbetsplats och varje rum. SKR hade 256 arbetsplatser, 91 fokusrum och 79 mötesrum, men ingen säker bild av hur mycket som användes. Beslut om ytan riskerade att fattas på uppskattningar.

Sensorer mätte beläggningen under kontorstid, måndag till fredag, under hela perioden. SKR följde medel- och maxnyttjandet dag för dag i Flowscapes analysportal. Vi mätte närvaro, inte personer.

Resultat:
Mätningen visade att SKR behöver 100–180 arbetsplatser beroende på vilken policy de väljer, 55 fokusrum och 56 mötesrum. Det gav ett konkret underlag för att frigöra yta och minska både kostnader och klimatpåverkan.

Nyckeltal:

1 500 kvm yta som kan frigöras
15 Mkr per år i möjlig besparing
137 ton CO₂ mindre per år

Boka in 30 minuter med oss