Kontoren står inför den största förändringen på ett sekel. Den hybrida kontorsmodellen är väg att bli norm och smart kontorsmjukvara går från förmån till standardlösning.

HR-chefer världen över är överens om att personalen kommer fortsätta arbeta ett antal
dagar i veckan hemifrån även efter pandemin. Ingen vet ännu exakt hur kontoren kommer användas, så det blir nödvändigt att noggrant analysera detta innan viktiga kontorsbeslut fattas. Detta gör att marknaden för de IT-verktyg som effektivt kan göra dessa analyser spås en lysande framtid. Det hybrida arbetssättet kommer också driva fram behov av nya verktyg för t.ex. planering av veckan på kontoret tillsammans med kollegorna, strukturerad bokning av arbets- och parkeringsplatser samt en Workplace Experience App, som hjälper HR att återetablera medarbetarnas sociala och känslomässiga kontakter med företaget och kollegorna.

Enligt Gartner tror 99% av tillfrågade personalcheferna världen över att de anställda kommer fortsätta arbeta några dagar i veckan hemifrån även efter pandemin. Ännu vet ingen i detalj hur framtidens kontor kommer se ut, men de flesta är överens om att den personliga kontorsplatsen till stor del försvinner och större delen av arbetsplatserna kommer bli flexibla, samt mängden kontorsyta företagen behöver minskar. Hur ofta personalen kommer vara på kontoret och om de är där för individuellt arbete, socialt umgänge eller möten kommer vara unikt för varje företag och kommer troligtvis ändra sig i olika faser efter pandemin.

För att de kommande åren kunna ta rätt beslut för hur kontoren skall anpassas till det nya
hybrida arbetssättet behövs noggranna data på hur de används. Eftersom beteendet är unikt för varje företag, och tom varje kontor, måste varje företag göra sin egen analys. Manuella mätningar blir för kostsamma och inte tillräckligt noggranna. Smarta sensorer och senaste teknologin inom dataanalys blir nödvändiga hjälpmedel. Företag som inte samlar in korrekt data riskerar att ta felaktiga och kostsamma beslut om hur kontoren skall anpassas till organisationens- och personalens nya behov.

Marknaden för beläggningsanalys-lösningar estimeras redan innan pandemin ha en årlig tillväxttakt på 21,5 %, vilket nu estimeras bli ännu högre när det hybrida arbetssättet får ytterligare fäste hos företag världen över (Memoori 2021). Beläggningsanalys-lösningar utvecklades tidigare för att vara en lösning för att spara outnyttjat kontorsutrymme. Men nu har pandemin gjort det till ett nyckelverktyg i en snabb och revolutionerande samhällsomställning, i vårt sätt att arbeta.

Det nya hybrida arbetssättet kommer också kräva andra digitala lösningar, så som verktyg där
personalen tillsammans kan planera vilka dagar de skall vara på kontoret och strukturerad bokning av arbetsplatser, för att kunna säkerställa att team sitter tillsammans samt kontroll av antalet personer på kontoret. Men även smartare lösningar för rumsbokning, eftersom rumsvalet behöver anpassas till hur många som är på kontoret mötesdagen, kommer efterfrågas.

Brian Kropp, som är chef på Gartners HR researchavdelning, säger

“När organisationer börjar ta tillbaka anställda kommer det att vara avgörande för arbetsgivare att fokusera på att bygga sociala och känslomässiga kontakter med och mellan sina anställda igen.”

Detta behov passar bra ihop med den framväxande trenden att företag vill ha en Workplace
Experience App, se Memoori rapport. Den beskrivs som en viktig del i att skapa en attraktiv arbetsplats, som medarbetarna vill komma tillbaka till. Där kan HR skapa det känslomässiga engagemang som Kropp talar om. Korta employer branding budskap som skapar engagemang hos de anställda, likt de digitala skärmar som ofta finns på moderna kontor, sprids till de anställda oavsett om de arbetar hemifrån eller på kontoret. De kan även få information om beläggningen på olika delar av kontoret vissa dagar samt se hur lång kö det är i lunchrestaurangen. Många företag planerar också att vara mer aktiva, med evenemang på kontoret, för att stärka känslomässiga kopplingen till företaget och kollegorna. Därför blir även evenemangskalendern en viktig del av Workplace Experience Appen.

I Memooris rapport ”Den globala marknaden för Workplace Experience Apps 2020 – 2025” beskrivs Svenska Proptech bolaget Flowscape som en av de ledande aktörerna. Flowscapes VD och Grundare Peter Reigo beskriver deras marknadsposition enligt nedan.

Flowscape har en av de världsledande lösningarna för att stödja det nya hybrida arbetssättet. Vi är en av de få leverantörerna som levererar kompletta lösningar med både hårdvara och mjukvara. Vi har en bred portfölj av smarta sensorer, som är enkla att installera, samt en kraftfull analysplattform, som gör det enkelt att fatta viktiga kontorsrelaterade beslut baserat på fakta. Vi har också marknadens bästa användarinterface för bokning av rum, arbetsplatser och parkeringsplatser samt ett verktyg där de anställda enkelt kan planera veckan på kontoret tillsammans. Under 2022 kommer vi bredda vårt erbjudande för att kunna möta kundernas nya behov av att ha en Workplace Experience App.