Är människor högpresterande för att de är på kontoret, eller är de på kontoret för att de är högpresterande?
Frågan är enkel att ställa, men svårare att besvara.
I många organisationer har kontorsnärvaro blivit en symbol för engagemang, kultur och prestation. Om någon ofta är på plats kan det tolkas som att personen är mer engagerad. Om någon arbetar mer på distans kan det skapa osäkerhet, även när resultaten är starka.
Men närvaro är inte samma sak som prestation.
Det är en datapunkt och inte ett facit.
För att förstå hur kontoret faktiskt bidrar till prestation behöver organisationer titta djupare än antal dagar på plats. De behöver förstå hur kontoret används, av vilka, när och varför.
Det är här workplace analytics blir avgörande.
Högpresterande söker rätt miljö för rätt uppgift
En viktig insikt från The Workplace Shift Episode #3 är att högpresterande personer ofta är bra på att hitta den miljö där de kan prestera bäst.
Ibland är det kontoret. Ibland är det hemmet. Ibland är det ett mötesrum med teamet. Ibland är det en ostörd plats för fokuserat arbete.
Det betyder att hög kontorsnärvaro inte automatiskt skapar hög prestation. Det kan lika gärna vara så att högpresterande medarbetare väljer kontoret när det hjälper dem att lyckas och den här skillnaden är viktig att förstå.
Om organisationen tolkar all kontorsnärvaro som positiv riskerar man att optimera för fel sak. Målet är inte att maximera antalet människor på kontoret. Målet är att skapa en arbetsmiljö där människor kan prestera, samarbeta och må bra.
Närvaro utan syfte kan skapa fel slutsatser
Många företag vill förstå hur hybridarbete påverkar produktivitet och kultur, vilket är rimligt.
Problemet uppstår när närvaro blir den huvudsakliga mätpunkten.
Om en medarbetare är på kontoret fyra dagar i veckan men sitter i digitala möten hela dagen, säger det inte särskilt mycket om kontorets värde. Om en annan medarbetare kommer in två dagar i veckan för workshops, feedbacksamtal och samarbete med teamet kan de dagarna skapa mycket högre effekt.
Det är därför organisationer behöver skilja på:
- fysisk närvaro
- faktisk användning av kontorsytor
- samarbete
- fokusarbete
- möteskvalitet
- upplevd arbetsmiljö
- resultat
Kontorsdata blir värdefull först när den sätts i sammanhang.
Från kontroll till förståelse
Workplace analytics eller arbetsplatsanalys kan ibland missförstås som ett kontrollverktyg. Men rätt använt handlar det inte om att övervaka individer.
Det handlar om att förstå arbetsplatsen.
Hur används skrivborden? Vilka dagar är mest populära? Vilka mötesrum bokas men står tomma? Vilka ytor är överbelastade? Var uppstår friktion? Hur skiljer sig behov mellan team, avdelningar och kontor?
Den typen av insikter hjälper organisationer att skapa bättre förutsättningar för människor.
Det handlar inte om att fråga: arbetar människor tillräckligt mycket?
Det handlar om att fråga: stödjer arbetsplatsen det arbete människor faktiskt behöver göra?
Bokningsdata räcker inte alltid
Ett vanligt misstag är att behandla bokningsdata som om den visar faktisk användning.
Men ett bokat skrivbord är inte alltid ett använt skrivbord. Ett bokat mötesrum är inte alltid ett mötesrum där mötet faktiskt genomfördes. No-shows, ändrade planer och oanvända bokningar kan skapa en missvisande bild, något som kan leda till fel beslut.
Organisationen kan tro att kontoret är fullt när många resurser i praktiken står tomma. Eller så kan vissa rum upplevas som ständigt otillgängliga, trots att bokningarna inte alltid används.
För att förstå verklig användning behövs ofta en kombination av bokningsdata, sensordata och analys över tid.
Då blir det möjligt att se skillnaden mellan planerad användning och faktisk användning.
Vad workplace analytics kan visa
Med rätt data kan organisationer förstå mönster som annars är svåra att se.
1. Vilka dagar kontoret faktiskt används
Många hybridkontor har tydliga toppar och dalar. Vissa dagar är nästan fulla, andra betydligt lugnare.
Genom att analysera beläggning över tid kan organisationen planera bättre. Det kan handla om bemanning, service, städning, energianvändning eller vilka dagar som lämpar sig bäst för teamaktiviteter.
2. Vilka ytor som skapar värde
Alla kvadratmeter används inte på samma sätt.
Vissa ytor kan vara mycket populära medan andra står tomma. Vissa mötesrum kan vara för stora för de möten som bokas. Vissa fokusytor kan vara otillräckliga. Vissa samarbetsytor kan vara avgörande för att team ska vilja komma in.
Data hjälper organisationen att se vad som faktiskt behövs.
3. Hur team använder kontoret olika
Olika roller och team har olika behov.
Säljteam, utvecklingsteam, HR, ekonomi och ledningsgrupper använder ofta kontoret på olika sätt. En generell kontorspolicy kan därför missa viktiga skillnader.
Workplace analytics gör det möjligt att förstå variationen och skapa bättre förutsättningar utan att allt behöver bli individuella undantag.
4. Var det uppstår friktion
Om många bokar samma typ av rum, om vissa zoner alltid är fulla eller om skrivbord bokas men inte används, uppstår friktion i vardagen.
Den friktionen påverkar upplevelsen av kontoret.
När medarbetare inte hittar rätt plats, inte vet vilka kollegor som är inne eller inte får tag på rätt mötesrum minskar värdet av kontorsdagen.
Med rätt data kan det hjälpa organisationen att identifiera och lösa dessa problem.
Högprestation handlar också om bidrag till andra
En intressant del av diskussionen om högpresterande medarbetare är att prestation inte bara handlar om individuellt resultat.
I många organisationer bidrar högpresterande också till andra. De hjälper kollegor, sprider kunskap, coachar yngre medarbetare, driver energi i teamet och skapar riktning.
Det är en viktig dimension i hybridarbete.
Om de mest erfarna personerna nästan aldrig möter nya kollegor fysiskt kan organisationen tappa informellt lärande. Om nyanställda inte får möjlighet att observera, fråga och bygga relationer kan onboarding bli svårare.
Det betyder inte att högpresterande alltid måste vara på kontoret. Men det betyder att organisationen behöver fundera på när deras närvaro skapar värde för fler än dem själva.
Använd data för att designa, inte döma
Den största risken med kontorsdata är att den används för att döma individers beteende i stället för att designa bättre arbetsmiljöer.
Om datan används för att skapa kontroll minskar förtroendet. Om den används för att förstå behov kan den skapa bättre beslut.
Bra workplace analytics hjälper organisationer att svara på frågor som:
- När vill människor komma till kontoret?
- Vad gör de när de är där?
- Vilka ytor stödjer samarbete bäst?
- Var uppstår flaskhalsar?
- Hur kan kontoret anpassas efter verkliga arbetsmönster?
- Hur kan vi minska outnyttjad yta utan att försämra upplevelsen?
Det skapar ett bättre samtal om hybridarbete.
Inte “varför är ni inte här oftare?”
Utan “hur kan vi göra kontoret mer relevant när ni faktiskt behöver det?”
Tre frågor för att tolka kontorsdata klokt
För att undvika fel slutsatser bör organisationer ställa tre frågor när de analyserar kontorsnärvaro.
1. Vad mäter vi egentligen?
Mäter ni bokningar, faktisk närvaro, användning av ytor eller medarbetarupplevelse? Olika datakällor svarar på olika frågor.
2. Vilket problem försöker vi lösa?
Handlar det om låg närvaro, dåligt samarbete, för höga lokalkostnader, trängsel vissa dagar eller brist på rätt typ av ytor?
Olika problem kräver olika lösningar.
3. Hur kan insikten förbättra arbetsplatsen?
Data ska leda till handling. Det kan vara att justera kontorslayout, införa smartare bokningsflöden, skapa tydligare teamdagar eller minska ytor som inte används.
Kontoret ska stödja prestation, inte symbolisera den
Frågan om högpresterande och kontorsnärvaro kommer sannolikt att fortsätta diskuteras.
Men organisationer behöver vara försiktiga med enkla slutsatser.
Hög närvaro betyder inte automatiskt hög prestation. Låg närvaro betyder inte automatiskt lågt engagemang. Det viktiga är att förstå vilka arbetsmönster som faktiskt skapar värde.
När workplace analytics används på rätt sätt kan den hjälpa organisationer att gå från antaganden till insikter.
Den kan visa hur kontoret används, var det skapar värde och var det behöver utvecklas.
Det är så kontoret kan bli en verklig del av en framgångsrik hybridstrategi.
Inte som ett kontrollverktyg.
Utan som en arbetsmiljö byggd på förståelse, data och bättre förutsättningar för människor att prestera.
Vill du höra hela resonemanget om prestation, kontorsnärvaro och det nya hybridledarskapet? Se The Workplace Shift Episode #3: Den nya hybridledaren on-demand.