Står era skrivbord tomma trots att kontoret ska vara fullt? Är mötesrummen verkligen uppbokade, eller ekar de tomma? I dagens hybrida arbetsliv är det svårt att veta hur kontoret faktiskt används. Att gissa kostar pengar och skapar en ineffektiv arbetsmiljö.

Beläggningsmätning är lösningen. Det är tekniken som ger er exakt data om hur varje yta på kontoret används i realtid. Byt ut magkänsla mot fakta och börja fatta smartare, datadrivna beslut för er arbetsplats.

Vad är beläggningsmätning?

Beläggningsmätning är processen att med hjälp av sensorer och dess sensorteknik automatiskt samla in objektiv data om hur och när era fysiska kontorsytor faktiskt används.

Det handlar om att gå från antaganden till att veta exakt hur många som använder kontorets skrivbord, mötesrum, telefonbås och gemensamma zoner vid en given tidpunkt. I en modern och flexibel arbetsmiljö, där medarbetare fördelar sin tid mellan kontoret och hemmet, är denna data inte längre en lyxvara, den är fundamental för att driva en effektiv och kostnadseffektiv verksamhet.

Syftet är att ge svar på kritiska frågor som tidigare var svåra att mäta.

Frågor som: Hur många arbetsplatser behöver vi egentligen? Vilka dagar i veckan är mest populära på kontoret? Används våra tysta zoner och kreativa samarbetsytor som det var tänkt?

Genom att samla in dessa datainsikter kan ni skapa en arbetsplats som är perfekt anpassad efter era medarbetares verkliga behov och beteenden.

En avgörande aspekt av beläggningsmätning är integritet och trygghet. Systemet är utformat för att mäta närvaro, inte för att identifiera eller övervaka individer. All data som samlas in är helt anonymiserad och tekniken följer GDPR-lagstiftningen strikt.

Det handlar om att förstå hur fastigheten eller kontoret och dess ytor används, inte om att följa enskilda medarbetares rörelser. Denna princip är en grundpelare i Flowscapes lösning och garanterar en trygg implementering för hela organisationen.

Så fungerar Flowscapes system – Steg för steg

För att omvandla en fysisk yta till en datadriven och smart arbetsplats krävs ett system där varje del arbetar tillsammans. Flowscapes lösning för att utföra en beläggningsmätning är byggd på en enkel och robust trestegsmodell som innebär att du får en diskret datainsamling på plats som mynnar ut i en kraftfull analys.

Hela processen är utformad för att vara både osynlig för medarbetaren och ge maximal insikt till företaget.

Steg 1: Sensorerna samlar in anonym data

Grunden i systemet är våra specialiserade sensorer. Istället för en lösning som passar alla använder vi olika typer av sensorer anpassade för specifika syften. Detta garanterar en högkvalitativ och exakt datainsamling oavsett om det gäller ett enskilt skrivbord eller en öppen loungeyta.

Närvarosensor för skrivbord: Denna lilla och trådlösa sensor monteras diskret under varje skrivbord. Den registrerar omedelbart närvaro så fort en medarbetare sätter sig vid platsen och ger en exakt bild av hur era individuella arbetsplatser används över tid.
Sensor för rumsnärvaro: Installeras i mötesrum för att ge omedelbar feedback på om ett bokat rum faktiskt används. Sensorn är avgörande för att bekämpa "no-shows", det vill säga bokningar som blockerar ett rum som i själva verket står tomt. Detta frigör värdefulla resurser i realtid.
Personräknare och zonsensorer: För att förstå flödet och beläggningen i större, öppna ytor som kök, lounger eller projektzoner använder vi personräknare. De ger en samlad bild av vilka gemensamma ytor som är mest populära och hjälper er att förstå hur medarbetare rör sig och samarbetar på kontoret.

Gemensamt för all sensorhårdvara är att den är trådlös, har lång batteritid och kommunicerar anonymt.

Steg 2: Gatewayen är bryggan till molnet

Sensorerna skickar kontinuerligt små datapaket med information om närvaro. Denna data samlas in av en central gateway, systemets kommunikationsnav. Gatewayen är en plug-and-play-enhet som ansluts till ert befintliga nätverk via Wi-Fi eller en fast nätverkskabel.

En enda gateway kan hantera hundratals sensorer, vilket gör systemet enkelt att installera och skala upp allt eftersom era behov förändras. Den agerar som en säker brygga som skickar den insamlade datan vidare för analys.

Steg 3: Plattformen omvandlar data till insikter

När datan når Flowscapes säkra molnplattform börjar den verkliga transformationen. Plattformen är hjärnan i systemet som tar emot all rådata och omvandlar den till lättförståeliga och visuellt tydliga insikter. Det är här ni får tillgång till vårt arbetsplatsanalys-verktyg, ett kraftfullt analysverktyg för att se historiska trender, beläggningsgrader och användningsmönster. Plattformen presenterar informationen i interaktiva dashboards och rapporter som ger er ett konkret beslutsunderlag för att optimera er arbetsplats.

Resultat och insikter av beläggningsmätning för alla på företaget

När datan från sensorerna har bearbetats i plattformen blir den tillgänglig som tydliga och användbara insikter. Värdet ligger i att informationen anpassas och presenteras för olika behov inom organisationen, från den enskilda medarbetaren som söker en plats för dagen, till administratören som planerar för framtiden.

För medarbetaren innebär det en smidigare arbetsdag

För medarbetare är den största fördelen den omedelbara tillgången till realtidsinformation. Istället för att gå runt och leta efter en ledig plats, eller störa kollegor för att se om ett rum är upptaget, kan de direkt se kontorets status.

Via Flowscapes app i mobilen eller på interaktiva våningsplanskartor på skärmar i lokalerna, kan alla se vilka skrivbord och rum som är lediga (markerade med grönt) eller upptagna (markerade med rött). Denna visuella överblick minskar friktion och tidsslöseri, vilket gör det betydligt enklare att dra nytta av det flexibla kontorets fördelar.

För administratören innebär det full kontroll över arbetsplatsen

För anläggningschefer, kontorsansvariga och ledning är det analysverktyget som är den verkliga guldgruvan. Här presenteras den aggregerade datan i interaktiva och lättolkade vyer, vilket ger en komplett översikt över hur kontoret faktiskt presterar. Här kan ni bland annat:

Analysera den verkliga beläggningsgraden: Se exakt hur stor del av kontoret som används i genomsnitt per dag, vecka eller månad. Filtrera datan för att jämföra specifika våningsplan, zoner eller teamområden.
Identifiera populära och impopulära ytor: Få tydliga bevis på vilka skrivbord, rum och zoner som är mest eftertraktade och vilka som sällan används. Denna insikt är ovärderlig för att förstå vad som fungerar i er kontorsdesign.
Förstå era användningsmönster: Se när på dagen och under veckan som kontoret har sina toppar och dalar. Använd denna information för att optimera allt från städscheman och bemanning till energiförbrukning.

Varför ni behöver beläggningsdata

Att ha tillgång till exakt beläggningsdata handlar i grunden om att kunna fatta smartare och mer välgrundade affärsbeslut. Informationen ger er möjlighet att optimera er verksamhet på flera kritiska områden, vilket direkt påverkar både kostnader och produktivitet.

Optimera fastighetskostnader

Fastigheter är en av de största utgiftsposterna för de flesta företag. Att betala för kontorsytor som systematiskt står tomma är en onödig kostnad. Med objektiv data i handen kan ni sluta gissa hur mycket yta ni behöver. Ni får ett konkret underlag för att omförhandla hyresavtal, konsolidera ytor eller avyttra hela våningsplan som inte används effektivt. Beläggningsdata ger er tryggheten att fatta stora ekonomiska beslut baserade på fakta, inte magkänsla.

Förbättra medarbetarupplevelsen

I kampen om att attrahera talanger till företaget är arbetsplatsens utformning och funktion en avgörande faktor. Ett kontor som är svårt att navigera, där det är en ständig kamp om mötesrum och lediga skrivbord, skapar en frustrerande och ineffektiv miljö. Genom att använda beläggningsdata för att skapa en friktionsfri arbetsdag där medarbetare enkelt hittar de resurser de behöver höjer ni på så sätt medarbetarupplevelsen. Det gör kontoret till en mer attraktiv plats att vara på, vilket i sin tur främjar samarbete, innovation och trivsel.

Bygg ett framtidssäkert kontor

Hur ser ert behov av kontorsyta ut om två år? Svaret finns i er data. Genom att analysera långsiktiga trender kan ni proaktivt planera och designa en arbetsplats som möter framtidens krav. Datan visar svart på vitt om ni behöver fler små fokusrum, större kreativa projektzoner eller en annan mix av individuella arbetsplatser.

Så istället för att investera i dyra ombyggnationer baserade på gissningar, kan ni göra träffsäkra investeringar som garanterar att ert kontor stödjer era medarbetares arbetssätt under lång tid framöver.

Kom igång med er beläggningsmätning

Att ta steget från insikt till handling är enklare än du tror. Flowscapes system är utformat för att vara smidigt att implementera, från den första installationen av sensorer till den dagliga användningen av vår plattform.

Är du redo att sluta gissa och börja fatta datadrivna beslut för er arbetsplats? Ta nästa steg genom att boka en kostnadsfri demo med en av våra experter.

Vi visar dig plattformen live och diskuterar hur ni kan använda beläggningsdata för att nå just era mål för kostnadsbesparingar och en förbättrad medarbetarupplevelse.